So.123.18 Angestellte/r mit administrativen Aufgaben / Leitungsassistent/in

19.06.2018SonstigeBerufserfahrene

Bewerbungsfrist 13.07.2018

Bibliothek — CVK

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Unternehmensbeschreibung

Die CharitéUniversitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Stellenbeschreibung

Einsatzgebiet

Die Medizinische Bibliothek ist die zentrale Serviceeinrichtung der Charité für die Beschaffung und Bereitstellung von Literatur und Informationen. Sie umfasst die Zentralbibliothek am Campus Virchow-Klinikum sowie eine Zweigstelle am Campus Charité Mitte, die Zweigbibliothek Zahnmedizin und die Bibliothek Medical Humanities am Campus Benjamin Franklin. Als moderne Informationseinrichtung bietet das Bibliothekssystem Zugang zu über 300.000 Bänden gedruckter Literatur, zu etwa 90.000 e-Books, zu über 45.000 elektronischen Zeitschriften sowie zahlreichen Datenbanken und übernimmt eine zentrale Funktion bei der medizinischen Informationsversorgung in Berlin und Brandenburg. Sie unterstützt Forschende, Studierende und Lehrende, Krankenversorgung und Verwaltung bei der effizienten und unabhängigen Nutzung und Verbreitung von Informationen und engagiert sich im Bereich Open Access. Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Arbeit in einem dynamischen Team.

Aufgabengebiet

  • Die Leitungsassistenz umfasst schwerpunktmäßig:
  • - Führung des Sekretariats der Bibliotheksleitung: Kommunikation nach innen und außen (z.B. Mitarbeiter*innen, nationale und internationale Studierende, Wissenschaftler*innen, Verlage), Koordination und -vorbereitung von Terminen und internen wie externen Veranstaltungen, Agenda-Erstellung, Protokollführung, Posteingang und -ausgang, Telefondienst, Reiseplanung und -abrechnung, Erstellen von Dokumenten und Folien, Dokumentenablage, Protokolle nach eigenen Aufzeichnungen, Betreuung von Gästen, PEP-Pflege (Urlaub, Gleittage, Krankmeldungen etc.)
  • - Bestellwesen einschließlich Einholen von Angeboten, Auslösen von Bestellvorgängen, Rechnungsbearbeitung
  • - Assistenz bei der Akquise und Abrechnung von Drittmitteln sowie Haushaltsmitteln im Personal- und Sachmittelbereich, bei Budgetplanung und -prüfung
  • - Unterstützung bei der Personalentwicklung: Ausschreibungen, Einstellungsverfahren, Einführung von Mitarbeiter*innen, Koordination von Fort- und Weiterbildungen
  • Unterstützung im Bereich Benutzerdienste:
  • - Mitarbeit im Mahnwesen (ab 3. Mahnung)
  • - Bearbeitung von einfachen Literaturbestellungen

Voraussetzungen

  • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (Bürokommunikation oder vergleichbar) oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation/Leitungsassistenz
  • sehr gute PC-Kenntnisse (vor allem MS-Office Word, Excel, Powerpoint)
  • Kenntnisse in der Auftragsabwicklung/-bearbeitung einschließlich Angebotsverfahren
  • Kenntnisse von Haushalts- und Verwaltungsrecht, gutes Zahlenverständnis und Präzision
  • ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, gutes Terminmanagement
  • sehr gute kommunikative und soziale Kompetenzen
  • Flexible Einsatzbereitschaft, hohe Motivation und Verantwortungsbewusstsein, Diskretion
  • selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
  • Teamfähigkeit
  • hohe Lern- und Leistungsbereitschaft
  • fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Interesse an bibliothekarischen Aufgabenbereichen

Arbeitsbedingungen & Leistungen

Einstellungstermin

ab sofort

Beschäftigungsdauer

zunächst befristet bis 30.06.2022

Arbeitszeit

mit voller Wochenarbeitszeit = 39 Stunden

Vergütung

E07 TVöD-VKA-K Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der persönlichen Voraussetzungen. Hier finden Sie unsere Tarifverträge: http://www.charite.de/karriere/

Organisatorisches

Zusatzinformationen

Die CharitéUniversitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.

Datenschutzhinweis

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Kennziffer

So.123.18

Bewerbungsfrist

13.07.2018

Bewerbungsanschrift

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte unter Angabe der o.g. Kennziffer an:
Charité – Universitätsmedizin Berlin
Medizinische Bibliothek
z.H. Frau Elena Gandert
Augustenburger Platz 1
13353 Berlin
per Mail: elena.gandert@charite.de

Ansprechpartner für Nachfragen

Fr. Ursula Flitner
Leiterin der Med. Bibliothek
Tel. 030 450 576 261 ursula.flitner@charite.de

Arbeiten an der Charité


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